E-Mail-Versand durchführen

Sobald die Empfänger festgelegt, der Text der E-Mail geschrieben und die Dateianhänge (optional) festgelegt wurden ist Ihre E-Mail bereit für den Versand. Prüfen Sie unter Menü Projekt - Einstellungen für den E-Mail-Versand, ob die Angaben zu E-Mail-Adresse und Absendernamen korrekt sind. Wählen Sie ebenfalls im Dialog Einstellungen für den E-Mail-Versand die korrekte Übermittlungsart.
Wählen Sie:

• SMAPI-Schnittstelle, um die E-Mail über eine MAPI-fähige Anwendung, z.B. Microsoft Outlook zu versenden. Diese Option erlaubt nicht den Versand von HTML-Mails.
• über Microsoft Outlook (nur 98 oder neuer möglich), um die E-Mail über das installierte Microsoft Outlook auf Ihrem lokalen PC zu versenden.
  Beachten Sie, der Versand über Outlook kann sehr lange dauern.
• über SMTP-Server, um die E-Mails über den SMTP-Server Ihres Providers zu versenden. Die Daten zum SMTP-Server entsprechen den Daten Ihres E-Mail-Programms, das Sie normalerweise verwenden. Der Versand der E-Mails über einem SMTP-Server ist die schnellste Lösung. Achten Sie auf die korrekte Konfiguration Ihrer Firewall, es muss Port 25 freigeschaltet sein.

Automatischer E-Mail-Versand

Aktivieren Sie unter Menü Projekt - Einstellungen für den E-Mail-Versand den automatischen Versand der E-Mails. BirthdayMailer wird den BirthdayMailer-Starter aktivieren und als Symbol in der Taskleiste anzeigen. Der BirthdayMailer-Starter wird zum angegebenen Zeitpunkt prüfen ob E-Mails zum Versand anstehen und diese für Sie automatisch versenden.
Es sollte unbedingt vor dem ersten automatischen Versand ein manueller Versand durchgeführt werden bzw. eine Test-E-Mail versendet werden. Nur durch den Versand einer Test-E-Mail können Sie feststellen ob die E-Mail korrekt aufgebaut ist und versendet werden kann.

Manueller E-Mail-Versand

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Versand der Geburtstags-E-Mails" im Hauptfenster bzw. im Menü Projekt auf "Versand der Geburtstags-E-Mails", um den Dialog für den Versand der E-Mails anzeigen zu lassen.

BirthdayMailer wird jetzt Ihre Angaben prüfen, sollten alle Angaben korrekt sein, dann kann der E-Mail-Versand beginnen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Test-E-Mail versenden", um eine Test-E-Mail an eine einzugebende E-Mail-Adresse zu senden. Beim Versand der E-Mail werden die Daten des ersten E-Mail-Empfängers verwendet, wobei die E-Mail-Adresse durch die eingegebene E-Mail-Adresse ersetzt wird.

Es ist empfohlen zuerst eine Test-E-Mail zu versenden!

Sobald der Versand der Test-E-Mail korrekt war und Sie den Inhalt der E-Mail überprüft haben, klicken Sie auf "Jetzt versenden" um die E-Mails an die gewählten Empfänger zu versenden. Beachten Sie dabei, dass BirthdayMailer nur an die Empfänger E-Mails versendet, die auch wirklich Geburtstag haben. Sie erhalten eine Meldung sollte kein Empfänger Geburtstag haben, entsprechend wird keine E-Mail versendet.

Spam-Test

Optional können Sie vor dem E-Mail-Versand Ihre E-Mail auf Spam prüfen lassen, dazu klicken Sie auf "Spam-Test". BirthdayMailer wird die E-Mail generieren und auf die BirthdayMailer-Webseite übertragen. Auf der BirthdayMailer-Webseite ist die Software SpamAssassin installiert, mit deren Hilfe Ihre E-Mail auf Spam getestet wird. Eine Kurzerläuterung der SpamAssassin-Meldungen finden Sie im Internet Liste der SpamAssassin-Abkürzungen . Beachten Sie, dass bei der Spam-Prüfung nur der Inhalt der E-Mail geprüft wird, da natürlich Angaben im Header zum verwendeten E-Mail-Server fehlen.
Der Spam-Test steht nur für E-Mails mit einer Größer von bis zu 150 KByte zur Verfügung.

Hinweise:

• Sollten Sie Dateianhänge (Attachments) angegeben haben, dann werde diese mit der ersten E-Mail codiert, dies kann, je nach Größe, einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Codierung ist nur einmal notwendig, BirthdayMailer verwendet die codierten Dateien für alle folgenden E-Mails weiter.
  
  
• BirthdayMailer wird nach und nach die Nachrichten versenden, dies kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Die Zeit hängt von Ihrer Verbindungsgeschwindigkeit zum Internet (Upload), von der Geschwindigkeit des PCs und beim Versand über SMTP-Server vom SMTP-Server ab.
  
  
• Die meisten SMTP-Server prüfen die E-Mail-Adresse vor dem Versand, sollte diese ungültig sein, dann kann die Nachricht nicht versendet werden. Diese Nachricht wird als "fehlgeschlagen" gekennzeichnet. Sie können später nochmals versuchen die Nachricht zu versenden, in dem Sie im BirthdayMailer auf die Schaltfläche "Empfänger auswählen" -> "Fehlgeschlagene" klicken. Damit werden die fehlgeschlagenen Übermittlungen selektiert und können nochmals übermitteln werden.
  
  
• Während des manuellen E-Mail-Versands zeigt BirthdayMailer den Übermittlungsstatus jeder E-Mail und die geschätzte Gesamtversandzeit an. Nach Abschluss des E-Mail-Versands können Sie einen Report im Text- oder HTML-Format als Datei speichern. Wird die E-Mail automatisch versendet, dann erstellt BirthdayMailer nach jedem Versand automatisch einen Report im HTML-Format und speichert diesen unter <C>:\Dokumente und Einstellungen\<Ihr Profilname>\Anwendungsdaten\BirthdayMailer